【主管Q:64555253】大只5002注册到目前为止，SynControl的团队已经通过实施我们的质量检查软件，帮助了数十家公司改进了他们的QA/QC流程。我想我应该写一些我们一路走来学到的经验教训。我将我们的最佳实践浓缩为8条“规则”，供制造商和买家在执行新的软件实施和过程变更时遵循。

如果你计划采用软件(例如一个新的ERP或PLM系统)并将你的过程数字化，这将帮助你设定正确的期望并适当地为项目配备人员。

(注意:对于像Expensify这样的费用跟踪工具来说，这可能有点过头了，因为它的流程变化非常小。)

采用新的软件和数字化程序

规则1:只有你自己知道自己的具体情况和需求。从这开始。

不同组织的业务往往有相似之处，但也有明显的差异。以书面形式阐明你的需求是至关重要的(尽可能多地使用流程图和泳道图)，或者在需要的时候聘请顾问。作为奖励，你可能想要检查你的流程是否可以精简或简化……

如果您需要外部帮助，您可以雇佣一个系统集成商(通常是确保您的系统能够很好地协同工作的最佳选择)，或者一个在用户需要什么方面具有深厚专业知识的顾问(通常是最好的，如果您同时想要深刻地改变您的流程)。

一旦完成了最初的计划，您就可以更好地评估潜在的解决方案并选择最适合您需求的解决方案。

总是从你自己的需求出发。一个常见的错误是被销售人员的宏伟愿景所诱惑，而这个愿景对你的公司来说可能不现实也不理想!

当您查看现有解决方案将允许您工作的方式时，记录未来(改进的)过程通常是有意义的。它比按顺序工作更有效，并且它避免了过度定制的陷阱(参见下面的规则6)

规则2:需要定义特殊情况，然后用真实数据安排测试。

这对您的员工来说可能很难，特别是如果他们不能从整体上理解您的流程，或者他们已经在您的公司工作多年。再说一次，顾问可以提供帮助。

我发现很多经理不熟悉员工的工作方式。当我们和从事这项工作的人交谈时，大只500平台总代他们经常会问“它能这样做吗?”和“如果那样的话会怎么样?”这太棒了——他们会想到一些特殊的情况并告诉你!

软件供应商可能会在这个过程中问你问题，并引导你走向正确的方向，但是你的员工需要深入参与。这就引出了下一个重点。

规则3:你需要分配密钥用户和释放他们的一些时间。

这些用户需要熟悉当前的流程，能够理解并伴随变化——你将不得不腾出他们的一些时间。

是的，这意味着你需要挑选一些最聪明的人，并重新分配他们的一些日常工作。从长远来看，一个深思熟虑的系统的实施对你的公司来说是价值连城的!

投入到这个新项目的时间会有所不同。以一个中型公司的标准的SynControl入职培训为例，办公室职员的入职总共是8个工作日，分3周进行。在SAP这样的大型ERP系统中，很多员工要花数周的时间来工作。

这些关键用户需要接受培训，了解新解决方案如何在他们的业务功能领域工作，他们将提供反馈，他们将运行测试，然后他们将向他们的同事展示它是如何工作的。在新系统就位后的几周内也要计算一下。

理想情况下，还会有一个“冠军”被分配到项目中——这个人很受尊敬，了解组织，并且有很强的动力去取得成功。

规则4:分阶段思考，小心“大爆炸”。

您最不希望看到的事情是您的操作受到严重干扰，用户无法进行日常工作。循序渐进，降低风险。

对于一个简单的入职，比如我们处理的那些，下面的顺序通常是合理的:

公司共享他们当前的模板、当前的清单(如果有的话)等等，并描述它们的工作方式。细节越多越好。

阶段1 -让2-5个用户每天使用新系统，完成他们最常做的1 – 2种工作。让这个过程从头到尾运行(例如，从数据导入到统计和问题管理)。解决问题，记录它是如何工作的。

阶段2 -逐步扩展到1或2种类型作业的所有其他用户，并处理另一种类型的作业。同样，要使其工作顺利并归档。

阶段3 -与另一类型工作的阶段2相同，视需要而定。

对于复杂的实现(花费超过50,000美元)，步骤通常是这样的:

初步计划-明确需求，了解关键用户，编写和批准规格和报价等的车间。这通常是选择供应商的最后一个阶段(包括其他一些步骤)。

可行性研究——仅在软件供应商承诺(或被要求)完成某些具有技术挑战性的任务时才进行。

选择要实现的第一个模块——一次性更改所有流程通常是不现实的。要让用户参与进来，最重要的是避免任何与当前流程相比的回归(例如，给他们更多的手工工作)。

定制和配置——系统集成商和/或供应商和/或其他必须与新软件接口的系统需要做出更改。

启动项目，并确保所有相关方都了解新解决方案的好处。

A组的试验项目——让一些用户在新系统中运行测试数据，

B组试点项目等

进一步定制和配置，如有需要，

测试——在一个循环中重复，直到所有基本流程都可以运行，所有常见的“特殊情况”都可以处理。

培训和“上线”——例如，每个人都不再使用Excel，而是使用新的工具——这通常包括一些故障排除，

阶段2 -其他模块要被实现，再次开始步骤3到10。

阶段3 -与阶段2相同。

规则5:需要项目管理。

新软件实施的项目管理

当顾问/系统集成商,他们通常会花15 – 25%的时间做项目管理:保持适用和更新计划,提醒用户的最后期限,检查里程碑已经完成,看问题和思考最好的回应,提醒人们同意的范围,等等。

不要低估这将花费的时间，也不要认为软件供应商会免费这么做。例如，我们在新员工培训期间和一段有限的时间内为这些工作分配了一些时间，在此之后，我们仍然免费做一些工作，但在一定的限制内，并且只有当客户真正在做他们的份额。

规则6:尽可能避免过度定制。

一些客户喜欢问“这可能吗?”，是的，一般来说，一切皆有可能……然而，这并不意味着所有的想法都是好的。

我想在此说明两点。

首先，当涉及到重型软件实现时(想想ERP系统)，更多的定制会更昂贵，并导致在底层代码升级时需要更多的重新工作。我看到过很多公司因为“我们花钱做了很多与新版本不兼容的定制，我们不得不再次花钱，再次经历测试等痛苦”而被困在旧版本上。

其次，好的软件通常都有逻辑——人们可以称之为“对事情应该怎么做的意见”。如果你正在评估一个会把你推向一个你不喜欢的方向的解决方案，不要要求他们适应一个完全不同的逻辑。你只是看错了系统。

这条规则的一个推论是，当高复杂度的方法不能带来太多好处时，就选择低复杂度的解决方案。我们经常看到直接拉入和推入到其他数据库的接口。在90%的情况下，通过导入和导出Excel文件可以得到非常相似的结果(不需要通过安全限制，不需要昂贵的ERP顾问做需要更多费用调整的工作，等等)。

规则7:这是过程变更，需要涉及到管理。

“以身作则”是一个常见的短语，但我并不经常看到这种行为。如果作为经理，你对这个新工具不太感兴趣，甚至不能执行其中最重复和最基本的功能，你的团队会注意到的。

正如我在上面所写的，选择聪明的人，如果可能的话，那些在几个组织中积累了经验的人作为关键用户。

同时，适当地激励团队。成功采用用户的kpi之一。正式地向他们表示祝贺或开个派对。你可以做很多事情来激励别人。

你真的不想让上级给你下达命令，也不想让团队“忙得没空做这件事”。

规则8:定义什么是“成功”，衡量它(之前/之后)。

在SynControl的情况下，我们的客户经常想要一些有形和直接的好处:

腾出一个人在办公室

对日常工作有更强的控制力和可见度

能够以最小的努力提取数据并以有用的形式将其可视化

所有这些都很容易追踪和确认，比如在员工入职结束3个月后。

当经理们雄心勃勃时，他们还想调整他们的流程，大只500代理网址显示节省的时间(和直接节省的成本)。这也是可能的，但“如何”需要从一开始就让各方清楚。

正如我在上面所写的，将这些也用作内部团队的kpi。如果他们没有动力去达到这些结果，他们会有所帮助吗?

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我希望这些对你有所帮助。你可能听说过，就像我们听说过的那样，失败的实现在很长一段时间内花费了成千上万美元的费用和主要的干扰。遵循这些规则将提高你成功的机会。

关于处理新的软件实现或过程变更，你有什么具体的问题吗?也许我们能帮上忙?请随时留下评论，或联系我们进行保密讨论。